5 práticas que podem ajudar você a realizar uma boa reunião online

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Para quem está trabalhando em casa, aprender a fazer uma reunião online pode ser decisivo no relacionamento com clientes e parceiros; saiba como proceder!

Diante da pandemia de COVID-19, a Organização Mundial da Saúde recomendou o isolamento social como forma de diminuir a contaminação da população. Diversos países estão seguindo a recomendação, o que levou muitas empresas a uma nova modalidade de trabalho: o home office.

Quem tem a possibilidade de trabalhar em casa certamente teve dúvidas sobre como o processo iria funcionar. Manter a produtividade durante a quarentena é um desafio, mas organização e planejamento são a melhor estratégia disponível. 

Neste artigo, vamos mostrar as vantagens de participar de uma reunião online com colegas de trabalho e colaboradores. Confira dicas de boas práticas para realizar reuniões online e aumente seu rendimento no expediente.

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Trabalhar em casa: organize sua rotina

É verdade que trabalhar em casa envolve algumas distrações. Estamos mais próximos da cama, a TV está a poucos passos de distância e a geladeira abastecida é sempre uma tentação para uma pausa no trabalho. Por isso, saber como manter o foco durante o expediente é um divisor de águas no esquema home office.

Criar um ambiente para o escritório em casa ajuda, e muito, na organização da sua rotina de trabalho. Mesa na altura certa, uma cadeira confortável e iluminação adequada são capazes de aumentar seu rendimento.

Estabelecer metas, com uma lista de tarefas diárias, e se ater ao horário comercial também são fundamentais durante o planejamento do home office. Nada de trabalhar tarde da noite ou mandar e-mails na madrugada. Tentar manter a rotina inalterada vai facilitar a volta ao trabalho presencial.

5 dicas de como fazer reunião online

Aprender como fazer reunião online se tornou essencial na atualidade. No mercado imobiliário, o desafio parece maior, pois os compradores e locatários precisam visitar os apartamentos de interesse antes de fechar negócio. Na Loft, implementamos visitas virtuais devido ao coronavírus para facilitar ainda mais a negociação, sempre alinhado ao compromisso de descomplicar o processo de compra e venda de imóveis.

Além da visita virtual ao apartamento, o corretor de imóveis pode (e deve) se reunir virtualmente com seus clientes. Olhar nos olhos, mesmo que através das câmeras do computador ou do celular, transmite confiança, algo que costuma ser decisivo na conversão em vendas. 

Abaixo, veja o passo a passo para realizar uma reunião online com clientes ou colaboradores:

1) Tenha um bom suporte tecnológico

Antes de começar a reunião, teste a câmera e o microfone do seu computador ou smartphone, assim como sua conexão com a internet. O ideal é realizar os testes com pelo menos dez minutos de antecedência.

Caso algo esteja errado e não seja possível consertar a tempo, avise aos participantes que teve um problema técnico. Se o imprevisto for com o aplicativo que está utilizando, tenha um plano B e migre a reunião para outro app.

É importante estar atento aos arredores e tentar realizar a reunião em um ambiente da casa sem circulação de pessoas. Você certamente não quer um vídeo seu circulando nas redes sociais com crianças ou animais de estimação passando no fundo da reunião, não é? Trancar a porta do espaço e avisar à família que está em reunião é o melhor a se fazer.

2) Compartilhe o assunto da reunião

As melhores reuniões são aquelas objetivas, certo? No caso de uma reunião online, é o mesmo princípio. Para otimizar o tempo dos participantes, vale enviar documentos, informações e links relevantes para o encontro antes de ele acontecer. Assim, todos chegarão à sala de conferência cientes do que será discutido e poderão acompanhar cada tópico com mais facilidade. 

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3) Uso de ferramentas para a reunião online

Há diversos aplicativos disponíveis na internet, sendo os mais comuns o Zoom, o Skype, o Google Hangouts e o ezTalks. Na modalidade gratuita dos aplicativos, é possível ter uma reunião de pelo menos 40 minutos de duração e zero custo operacional

Caso deseje, também é possível assinar um plano empresarial nos apps para realizar quantas reuniões quiser. Dessa forma, apesar de não poder ter contato presencial com os clientes, o momento pode ser aproveitado para exercitar sua flexibilidade de atendimento e criar oportunidades de aumento da carteira de produtos e clientes. 

4) Todos estão ouvindo?

Procure se certificar de que todos os participantes são capazes de ouvir uns aos outros. Nada pior do que uma reunião improdutiva, ainda mais se foi preciso mexer na agenda de várias pessoas para que ela acontecesse.

Além disso, é importante ser capaz de ouvir, no sentido mais profundo da palavra. Quando alguém estiver falando, tente não interromper. A atitude demonstra boas maneiras e permite que todos sejam ouvidos enquanto estiverem com a palavra.

5) Mantenha a etiqueta

Como mencionamos, evitar interrupções na fala de outro participante é um item fundamental em reuniões online. Para manter a etiqueta, espere um momento de silêncio para se pronunciar ou levante a mão, demonstrando no vídeo que gostaria de acrescentar algo à discussão.

Já que falamos em vídeo, importante lembrar que ninguém vai ao escritório de uma empresa vestindo pijamas, certo? Portanto, não é coerente que você trabalhe dessa forma em casa. Use roupas que vestiria normalmente, sem exageros, e arrume os cabelos.

Atenção também à sua linguagem corporal. Ao falar, sempre olhe para a câmera e evite algumas manias, como roer unhas ou se balançar na cadeira. Concentração é a chave para uma reunião bem-sucedida e ajuda a evitar gafes, como perguntar algo que já foi respondido.

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Atualmente, a Loft conta com mais de 11 mil corretores parceiros e quer que este número cresça cada vez mais. Entre as vantagens de ser nosso parceiro estão o fim do porta a porta (você pode vender o imóvel com a Loft (Loft Market) e para a Loft (Loft Go), um portfólio crescente de alto padrão, uma política clara de vínculo entre cliente e corretor e uma comissão de até 7% pela venda de imóveis da empresa. 

Contamos ainda com um app para facilitar o dia a dia dos parceiros, o Loft Corretores. Confira nossa política para corretores neste link e cadastre-se hoje!